Come comunicare un licenziamento: il difficile compito delle Risorse Umane

Lavorare in un dipartimento di Risorse Umane vuol dire, di norma, esporsi ad un carico di stress non indifferente. Perché solitamente, le risorse impiegate in quest’ambito, sono quelle che devono recapitare brutte notizie ai colleghi. Per essere più chiari: quando si tratta di promuovere qualcuno, spesso (per non dire sempre) sono i manager ad occuparsi personalmente della faccenda; ma quando occorre comunicare un licenziamento o informare su qualcosa che non va come dovrebbe in azienda, gli stessi manager tendono a delegare il delicato compito agli addetti alle Risorse Umane. E non certo per vigliaccheria, ma perché sanno che notizie di questo genere vanno “maneggiate” con cura. Vediamo allora quali sono le accortezze che è opportuno prendere in situazioni di questo tipo. E cosa è più indicato dire a chi sta per ricevere una brutta notizia.

La prima cosa da tenere a mente è che la comunicazione che si sta per dare avrà un impatto forte nella vita della persona seduta di fronte a noi. E che, dunque, non è consigliabile tergiversare né rischiare di lasciare la questione in sospeso. Quando ci appropinquiamo a notificare l’allontanamento dall’ufficio, dobbiamo accertarci di essere chiari e diretti. Ma anche delicati ed empatici. Comunicare un licenziamento – o la soppressione di un dipartimento che causerà il trasferimento del personale – è, di per sé, un “lavoro sporco”. Un compito ingrato, che non può essere affidato a chiunque. Se non si vuole che la “cattiva novella” assuma le proporzioni di un trauma insuperabile.

4 cose da tenere a mente, prima di comunicare un licenziamento

#1. La chiarezza innanzitutto. Quando si convoca un dipendente nel proprio ufficio per comunicargli che l’azienda ha deciso di licenziarlo, bisogna essere innanzitutto chiari. Perdersi in formali convenevoli, procrastinare la comunicazione e ricorrere a inutili giri di parole rischiano, infatti, di complicare ulteriormente la faccenda. Per quanto possa sembrare brutale, il povero malcapitato deve capire immediatamente che cosa sta per accadere e prepararsi a organizzare (mentalmente e fisicamente) il suo allontanamento dall’ufficio.

#2. Spazio alle spiegazioni. Non si può ufficializzare il licenziamento di una persona, senza addurre motivazioni robuste. Ciò che l’addetto alle Risorse Umane, incaricato di dare la cattiva notizia, non può mai trascurare di fare è fornire una spiegazione dettagliata del perché il management ha deciso di fare a meno della risorsa. Ricorrendo, eventualmente, ad un report scritto in cui sono stati verbalizzati i comportamenti sbagliati o le carenze professionali che hanno reso inevitabile la decisione. La comunicazione va sempre fatta di persona: l’idea di licenziare qualcuno per telefono o tramite email non può essere presa in considerazione. Non solo perché denota una scarsa professionalità, ma anche una completa assenza di tatto.

#3. Occhio al fattore umano. Le persone non possono essere considerate dei numeri. O ingranaggi di un meccanismo che, se non funziona bene, devono essere sostituiti in fretta. Ricordiamoci sempre che la comunicazione che stiamo per consegnare avrà un impatto emotivo non indifferente e che (quasi sicuramente) getterà nello sconforto il nostro collega. Non si tratta certo di “indorare la pillola” (se il capo ci ha incaricato di licenziare il dipendente, non possiamo tergiversare o soprassedere), ma di usare le formule giuste. Evitando di umiliare o di offendere chi ci sta di fronte. Occorre, insomma, essere empatici e sforzarsi di mettersi nei panni del nostro interlocutore. Di più: prima di ufficializzare l’allontanamento, sarebbe opportuno accertarsi che non esiste un’alternativa. E che quella del licenziamento sia l’unica strada percorribile. Tentiamo di far riflettere il capo: magari la risorsa che si vuole licenziare sta solo attraversando un momento difficile. E con i giusti avvertimenti (che non devono mai mancare), riuscirà a rimettersi “in carreggiata” da sola.

#4. Non è una questione personale. Se dopo tutte le valutazioni e le precauzioni del caso, arriviamo comunque alla conclusione che il licenziamento non può essere evitato, cerchiamo di farcene una ragione. Il rischio di rimanere schiacciati dal senso di colpa (assolutamente ingiustificato) esiste eccome e dobbiamo essere preparati ad affrontarlo nel modo giusto. Ricordiamoci sempre che licenziare qualcuno non significa screditarlo come persona, ma giudicarlo in virtù delle abilità professionali che non ha saputo esprimere al meglio in azienda. Non stiamo puntando l’indice contro l’individuo, ma “sanzionando” il dipendente che non si è impegnato a sufficienza. O non si è dimostrato adatto a svolgere la mansione che gli era stata assegnata. Non facciamone una questione personale e, se possibile, facciamolo capire al nostro collega. Come? Proponendo di scrivere una lettera di referenze in cui ci impegneremo a riconoscere le sue abilità personali (le cosiddette “soft skills”). Il modo migliore per concludere un rapporto di lavoro. E per congedarsi senza astio o risentimento alcuno.