Lavorare come segretaria: requisiti, mansioni ed offerte di lavoro

La mansione di segretaria è in fondo abbastanza remota. Del resto, avere una persona precisa e puntuale capace di organizzare al meglio gli appuntamenti e dotata di ottime doti comunicative, è un fattore fondamentale per qualsiasi ufficio o professione. Vediamo di seguito tutte le info utili per lavorare come segretaria: mansioni svolte, stipendio potenziale, requisiti e annunci di lavoro.

Quali mansioni svolge una segretaria

La segretaria svolge mansioni sia di back office che di front office. Con la prima si intendono tutte quelle attività che riguardano internamente l’ufficio. Quindi gestire il database, comunicare con i responsabili, ecc. Invece per front office si intendono quelle attività rivolte all’esterno, quindi con i clienti e gli affiliati. Naturalmente la mansione di segretaria varia anche in base alla complessità dell’ambiente lavorativo in cui lavora: potrebbe essere affiancata da più colleghe o, di contro, svolgere da sola più attività. Le principali mansioni di una segretaria sono quindi:

• gestisce gli appuntamenti del datore di lavoro;
• smistare la posta (elettronica o tradizionale) e le telefonate tra i responsabili dell’ufficio;
• prenotare Hotel in caso di trasferte lavorative del o dei responsabili, e anche ristoranti in caso di pranzi o cene aziendali;
• organizzare il materiale necessario per lo svolgimento del lavoro del suo capo (documenti, lettere, presentazioni…);
• gestire l’archivio dei documenti;
• in taluni contesti, specie i più piccoli, si occupa anche di amministrazione;
• sempre in contesti lavorativi minori, potrebbe essere chiamata anche a gestire i profili social della società o del professionista presso cui lavora.

Tipi di segretaria e stipendio

Occorre comunque distinguere tra la segretaria in senso lato, che è colei che svolge mansioni soprattutto di front office (gestire telefonate, prenotare hotel, voli o ristoranti, accogliere clienti, ecc.), con la segretaria amministrativa che invece svolge soprattutto mansioni di tipo contabile e back office (gestione e archiviazione documenti). Ma vediamo nel dettaglio le principali figure professionali:

• La segretaria di direzione, colei che, come anticipa già il nome stesso, lavora a stretto contatto con un dirigente o un imprenditore. Ovvero, colui che si trova tra i vertici di un’azienda. Nella fattispecie, è inutile sottolineare quanto avere conoscenze informatiche, linguistiche e spiccate capacità comunicative ed organizzative sia fondamentale.
• La segretaria amministrativa, come dice il nome stesso si occupa, nello specifico, di contabilità e amministrazione e quindi: archiviazione di pratiche amministrative; preparazione della documentazione per la redazione di bilancio; catalogazione fatture.
• La segretaria commerciale supporta l’ufficio commerciale e le principali mansioni sono: inserimento e invio degli ordini; gestione della corrispondenza dei clienti e l’organizzazione degli appuntamenti dei venditori.
• La segretaria di studi professionali (studio medico, studio notarile, sutdio legale, studio dentistico, ecc.) le cui principali mansioni sono: pianificazione di visite e appuntamenti; accoglienza clienti o pazienti con eventuale risposta alle loro esigenze; gestione contabilità e amministrazione.

Generalmente lo stipendio netto al mese di una segretaria è di 1.200 Euro, ma può partire da uno stipendio minimo netto di 800 Euro al mese fino ad arrivare ad oltre 1.800 Euro netti al mese. La retribuzione, ovviamente, varia in base all’esperienza, alle mansioni affidate e al CCNL di riferimento.

Requisiti per lavorare come segretaria

Da quanto detto fin’ora, si evince che questo lavoro preveda una preparazione adeguata. Esistono scuole e percorsi di formazione specifici per diventare segretaria. In genere, vengono preferiti percorsi formativi di tipo economico-gestionale o commerciale. Basterà anche il diploma. Ciò che pesa molto è ovviamente l’esperienza.

Una laureata in economia aziendale con 30 e lode e magari pure con un Master, avrà meno possibilità di una diplomata in un istituto tecnico-commerciale con 5 anni di esperienza in un’azienda molto importante. Importante è anche la conoscenza di lingue straniere, specie se l’azienda opera anche con clienti esteri (inglese e francese sono quasi d’obbligo, ma può essere necessario anche il tedesco o lo spagnolo).

Inoltre è fondamentale avere buone conoscenze informatiche; quindi discreta attitudine a navigare in rete e utilizzo del pacchetto office o di qualche programma specifico per l’archiviazione dati. Infine, fanno la differenza anche le doti caratteriali. Per lavorare come segretaria occorre saper gestire lo stress e non andare facilmente in ansia o nel panico al primo intoppo. Anche qui l’esperienza può aiutare molto.

Offerte di lavoro come segretaria

Lavorare per questo profilo sembra essere un’opportunità dura a morire. Se è vero che le attività possono chiudere facilmente, è anche vero che rilanciarsi sul mercato può rivelarsi alquanto semplice. Specie se si hanno diversi anni di esperienza alle spalle. Basta farsi un giro sul web per trovare molti annunci di lavoro rivolti a segretarie. Ecco le opportunità pubblicate su Euspert: offerte lavoro segretaria disponibili in tutta Italia. Per tutte le altre città, inserire la zona nel campo di ricerca “Dove?”.